5 tips om efficiënt te vergaderen
De vijf beste tips om efficiënter te vergaderen
Vergaderen is belangrijk voor iedere onderneming: duidelijkheid scheppen over bepaalde zaken, alsook je collega’s beter leren kennen zijn maar enkele van de voordelen die vergaderen biedt voor het bedrijf. Niettemin is vergaderen niet altijd even gemakkelijk, juist omdat efficiënt te werk gaan met een groep mensen een heuse uitdaging is en vaak misloopt. De volgende vijf tips kunnen je dan ook wat meer inzicht geven over hoe je een vergadering productief maakt, waardoor het zowel voor jou als voor de andere deelnemers een positieve ervaring wordt.
1. Vergader alleen als het moet
Vergader enkel als het echt nodig is, en best niet te lang. Vaste dagdelen afspreken waarop een vergadering gepland kan worden is een goede manier om efficiënt te kunnen werken.
2. Duidelijkheid creëren over het doel van een vergadering
Niets zo vervelend als een vergadering waarvan het nut niet eens duidelijk is. Het doel van de vergadering meedelen met de deelnemers is essentieel om de vergadering efficiënt te doen verlopen: het zorgt er immers voor dat de deelnemers op de juiste golflengte zetten en weten waar ze aandacht aan moeten besteden.
3. De juiste mensen uitnodigen op de vergadering
Nodig enkel de mensen uit die positief kunnen bijdragen aan de vergadering. Daarbij worden GSM’s best uitgeschakeld om afleiding te vermijden en productiever te kunnen zijn!
4. De vergadering voorbereiden
De vergadering op tijd voorbereiden is al even belangrijk: stuur de agendapunten minimaal 1 week op voorhand naar de deelnemers op zodat die weten waar het over gaat en dus ook beter kunnen bijdragen aan de vergadering.
5. Maak verslag van de vergadering
Een verslag van de vergadering biedt meer duidelijkheid en overzicht. Een verslag kan komen in de vorm van een actielijst of een besluitenlijst, waarop deelnemers terug kunnen kijken en er geen misverstanden bestaan over eventuele beslissingen en afspraken.
