De rol van een voorzitter?
De rol van een voorzitter tijdens een vergadering
De vergadering voorzitten
Wat een vreemd woord eigenlijk; een vergadering voorzitten. Is een voorzitter trouwens wel nodig bij iedere vergadering? En wat houdt dat voorzitten in? De voorzitter organiseert de bespreking en leidt het geheel in goede banen. Zijn of haar rol is niet alleen van belang tijdens de bijeenkomst, maar ook ervoor en erna. Een goede voorzitter is onmisbaar voor de efficiëntie van de samenkomst.
Voor de vergadering
De manager, leider of directeur begint met het zoeken van een goede vergaderlocatie. Hierbij wordt rekening gehouden met de grootte van een zaal en met de aanwezige voorzieningen. Ook de ligging van de plaats waar de vergadering wordt gehouden is van belang. Daarnaast zorgt een voorzitter voor een goede agenda. Vaak wordt hij of zij hierbij geassisteerd door een secretaresse of een notulist. De deelnemers van de vergadering moeten de agenda tijdig ontvangen, zodat zij goed voorbereid kunnen starten met de bespreking. Vaak is een agenda voorzien van een of meerdere bijlagen.
De voorzitter tijdens de vergadering
Tijdens de bespreking is de belangrijkste taak van de voorzitter om ervoor te zorgen dat de doelstelling van elk agendapunt wordt gerealiseerd. Wanneer de leider de ontmoeting goed heeft voorbereid, kan het een en ander efficiënt verlopen. Hij zorgt ervoor dat de kern van het agendapunt wordt besproken en dat er na ieder punt een besluit kan worden genomen. Daarnaast is het bewaken van de tijd een belangrijke taak van de voorzitter. Ieder agendapunt wordt afgerond met een korte en bondige samenvatting. Verder is een voorzitter onpartijdig en geeft hij iedere deelnemer de ruimte om zijn mening te laten horen. De orde wordt bewaakt en hij let op het onderscheid maken tussen hoofd- en bijzaken.
Na de vergadering
De notulist zorgt voor een verslag van de bespreking en overhandigt de notulen aan de voorzitter. Deze controleert de samenvatting van de vergadering en daarna kunnen de notulen naar alle deelnemers. Ook bewaakt de voorzitter de uitvoering van de genomen besluiten tijdens de bespreking.
