Hoe kies je de juiste vergaderruimte?
Het kan heel gezellig zijn; met wat collega’s in de ochtend even neerstrijken op een leuk terrasje. Je geniet van de eerste zonnestralen en bij een croissantje en een cappuccino neem je de laatste details van een project door. Jammer genoeg gaan de meeste vergaderingen er wat minder idyllisch aan toe. Ben je met meer mensen en moet er serieus worden gewerkt, dan is een goede vergaderruimte al snel een beter alternatief. Van buiten naar binnen dus, maar waar let je op bij het kiezen van de juiste vergaderruimte?
Het aantal personen
Een te krappe ruimte is ongemakkelijk en werkt niet mee aan een professionele werksfeer. Het is geen verjaardagsfeestje waar we allemaal wel even inschikken. Te veel ruimte met een groot aantal lege stoelen aan tafel werkt ook niet prettig. Het voelt net of de helft niet is komen opdagen.
Faciliteiten
Vergaderen kost behoorlijk wat energie en om al te ‘verhitte’ discussies te vermijden is een airco op warme dagen echt noodzakelijk. Ook het zonlicht moet worden buitengehouden. Voor degene die een mooie presentatie hebben voorbereid is niets zo ergerlijk als een slecht verduisterde ruimte. Informeer daar naar, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.
Catering
Het is al een eeuwenoud concept; samen wat eten en drinken schept al snel de juiste atmosfeer om tot een overeenstemming te komen. De vergadering starten met een gezamenlijk ontbijt voelt in de regel als een warm welkom en zorg meteen voor voldoende energie. Moet er een dag worden gepland met meerdere vergadersessies, dan verdient de aandacht voor een goede lunch en/of een diner als afsluiting zich al snel terug. De ’informele’ momenten zijn vaak net zo belangrijk als het vergaderen zelf.
Bereikbaarheid en parkeren
Fijn als iedereen op tijd is, dus reserveer een goed bereikbare locatie met voldoende parkeergelegenheid. Na de drukke ochtendspits nog een groot aantal straten en stoplichten in de stad trotseren is echt teveel gevraagd als je op tijd van start wilt.
