Hoe zorg je ervoor dat een vergadering niet uitloopt?
Vergaderen of tijd verspillen?
Veel vergaderingen zijn eigenlijk al afgelopen is nog voordat zij begonnen zijn. Veel praten en weinig zeggen. Van die standaard vergaderingen omdat het nu eenmaal gebruikelijk is om wekelijks “de koppen bij elkaar te steken”. Soms is het natuurlijk wel leuk en gezellig. Vooral als je het niet zo druk hebt. Lekker bakkie koffie erbij en kletsen maar….
Als er echt wat te vergaderen valt, hou ik graag zelf de touwtjes in handen. Een vergadering moet niet lang duren en er moeten “koppen met spijkers” geslagen worden.
Vijf tips voor een vlotte vergadering
- Een goede voorbereiding is het halve werk. Deelnemers krijgen een paar dagen voor de vergadering een agenda. Iedereen kan zich zo goed voor bereiden. Tevens wordt het belangrijkste agendapunt op de eerste plaats gezet. Laatkomers vissen achter het net.
- De vergadering begint altijd op tijd!
- Plan met opzet te weinig tijd voor de vergadering, of tegen het eind van de werktijd. Zo wordt de vaart erin gehouden.
- Eten en drinken is ten strengste verboden. Dit zorgt ervoor, dat niemand de kans krijgt om eens lekker over het een of ander uit te wijden onder het genot van een kopje koffie. De toehoorders zullen zonder hun kopje koffie ook minder geneigd zijn ellen lange nietszeggende verhalen aan te horen.
- Tot slot: een strakke leiding van de voorzitter; hou de spreker bij het onderwerp. Beslissingen worden kort en krachtig geformuleerd en genotuleerd. Punt af gehandeld, volgende punt!
Vergadercultuur
Mijn medewerkers zijn aan deze wijze van vergaderen gewend. Een gemiddelde vergadering duurt bij ons dan ook niet langer dan veertig minuten. Er is ook geen vast vergaderschema. Wij vergaderen alleen als dat nodig is en niet uit gewoonte. Dat is inmiddels onze cultuur.
Bij het managementteam is dat helaas anders. Vaste prik: de tweede maandag van de maand komen we bij elkaar voor een management meeting. Een hele dag praten en gepraat aanhoren. Een hele dag die in twee uur samengevat kan worden. Natuurlijk met een kopje koffie erbij en na afloop een borrel. “Jammer” denk ik dan.
