tips voor concentratie: geen afleiding en meer productiviteit
Het hoofd erbij houden tijdens een vergadering is niet altijd even makkelijk. Gelukkig kunt u hier lezen over vijf tips die u helpen om dit wel te kunnen. Als eerste is de afwezigheid van afleiding zeer bevorderend voor de concentratie. De vergaderlocatie kan hierbij een belangrijke factor zijn. Afleidingen van buitenaf zijn dan funest voor de productiviteit. Voor een goede vergadering zijn kunt u dus het beste een vergaderlocatie op bijvoorbeeld een bedrijventerrein zoeken.
De tijd van de vergadering maakt een groot verschil
Ook de tijd waarop de vergadering gehouden wordt is een grote factor van de algemene concentratie en productiviteit. Mensen zijn net voor het begin van de avond vaak erg moe. Daarom is het verstandig een vergadering in de ochtend of meteen na de lunch te plannen. Op deze manier voorkomt u afleiding omwille van de tijd. Mensen zijn namelijk minder geconcentreerd wanneer zij moe zijn. Zij gaan vaker kijken naar de klok en zich afvragen wanneer de vergadering is afgelopen.
Eén van de belangrijkste tips zijn duidelijk aangegeven pauzes
Een andere zeer belangrijke tip om te zorgen dat iedereen geconcentreerd blijft, is pauzeregulering. Wanneer er duidelijk aangegeven is wanneer er pauze wordt gehouden, wordt het concept van een lange vergadering minder eng. Deze tip voorkomt ook dat mensen op de klok gaan kijken en hun concentratie verliezen. Daarnaast is er geen afleiding van mensen die een broodje eten. Of van mensen die met hun lepeltje tegen hun koffiekopje aan het tikken zijn.
Duidelijk afgebakende onderwerpen
Bovendien is het verstandig de onderwerpen of agendapunten van de vergadering duidelijk af te bakenen. Dit kan bijvoorbeeld op een whiteboard of in de Powerpoint. Op deze manier weet iedereen hoe het staat met de vergadering en voorkomt u verwarring. En door verwarring te voorkomen, voorkomt u dat iemand afdwaalt van het bespreken van een agendapunt. Ook deze tip heeft betrekking op de productiviteit.
Vragenrondje pas aan het einde
Als laatste van de tips om het hoofd erbij te houden is er een tip over het vragenrondje. Tijdens een vergadering komt het vaak voor dat er vragen zijn tijdens het bespreken. Laat de mensen in uw team deze vragen pas aan het einde stellen. Ook dit voorkomt dat degene die aan het woord is afdwaalt van het onderwerp. Daarnaast is het nog mogelijk dat de vraag later wordt uitgelegd. Wanneer de spreker het onderwerp kan afsluiten, is er dus kans dat er later minder vragen zijn.
