Vergadering notulen
De notulen van een vergadering zijn eigenlijk een verslag van de vergadering, waarin de belangrijkste aandachtspunten worden beschreven. Dit om een duidelijker beeld te geven van wat tijdens de vergadering werd besproken. De notulen van een vergadering bestaan uit een aantal onderdelen, en het volgende overzicht geeft daar wat meer informatie over, met als doel duidelijkheid te scheppen over wat er precies in de notulen beschreven wordt.
De verschillende onderdelen van notulen: waaruit bestaan de notulen?
1. De kop
In de zogenaamde kop bevinden zich enkele zakelijke gegevens, waaronder:
– de naam van de vergadering
– de datum en de plaats
– de namen van de deelnemers in alfabetische volgorde (alsook hun functie) Ook de namen van de afwezigen worden genoteerd.
– de verzendlijst of kopieën: wie ontvangt een kopie van het verslag?
2. De agenda
In het verslag wordt de agenda opgenomen zoals die tijdens de vergadering werd besproken. Af en toe wordt er wel eens afgeweken van de vooraf opgestelde volgorde, maar de aandachtspunten blijven over het algemeen hetzelfde.
3. De agendapunten
In het verslag wordt best dezelfde volgorde voor de onderwerpen gebruikt als in de agenda, en de agendapunten worden ook best voorzien van dezelfde nummers en titels om duidelijkheid te creëren. Ook dit draagt immers bij aan een efficiënte vergadering!
Wat er per agendapunt genoteerd wordt hangt af van het doel. Was het doel informatie geven, noteer dan feiten. Werd er een discussie gevoerd, noteer dan de standpunten. Bij besluiten geef je een samenvatting en conclusie. Enkele standaardpunten van een agenda zijn onder andere de opening, de goedkeuring der notulen, de binnengekomen mededelingen, de rondvraag en de sluiting.
4. De actielijst
De actielijst kan apart bij de notulen toegevoegd worden, en wordt opgesteld door middel van kolommen met verschillende namen (onderwerp, besluit,..). Hier worden eveneens de besluiten van elk onderwerp genoteerd.
