Wat is papierloos vergaderen?
De titel lijkt voor zich te spreken, maar de praktische uitvoering van papierloos vergaderen staat nog lang niet iedereen helder voor de geest. Toch is het waar we met zijn allen in de 21ste eeuw naar toe moeten. Verschillende bedrijven bieden hiertoe geavanceerde en platform onafhankelijke online systemen aan. Op hun websites is in de regel ook een goede uitleg te vinden.
Milieu
Hoe groot is het jaarlijks papierverbruik van een middelgroot kantoor? Hoeveel ton papier wordt er jaarlijks aangekocht door de kantoren van een hele stad? Als we nog wat verder denken dan is de papierberg niet meer te overzien. We doen al aardig ons best, maar er is nog een lange weg te gaan.
Veilig
Papieren vinden regelmatig onbedoeld hun weg naar ogen waarvoor ze niet bestemd zijn. Met een password beveiligde documenten zijn beter beschermd en kunnen na gebruik zo nodig worden verwijderd.
Sneller
Met een muisklik verzendt een officemanager alle benodigde documenten voor een vergadering direct naar de juiste deelnemers. Het uitprinten en versturen van al die stukken is niet meer van deze tijd. Daarbij is vergaderen met een laptop met daarnaast een stapel papier best wel onhandig.
Overzichtelijker
Een zware aktetas met daarin de nodige stapels aan al of niet doorgenomen stukken werkt niet echt efficient. Halverwege een gesprek verwisselt een en ander ook vaak van volgorde en met de nodige onleesbare krabbel notities wordt het er niet beter op. Digitaal maak je heldere aantekenen en vind je alles snel terug in een overzichtelijke mappenstructuur.
Altijd up-to-date
Een extra punt op de agenda op het allerlaatste moment is het schrikbeeld van iedere secretaresse of officemanager. Als er dan ook nog de benodigde stukken moeten worden uitgeprint en toegevoegd wordt het vaak overwerken. Met een papierloos systeem is een en ander zo geregeld.
Kostenbesparend
Papierloos vergaderen bespaart niet alleen geld maar ook de nodige tijd. De vergaderingen zelf verlopen in de regel soepeler en sneller. Moderne vergaderruimten zijn al goed ingesteld op deze manier van werken.
