Weer vergaderen, kan het wat minderen?
Vergaderen is in de tegenwoordige bedrijfswereld onmisbaar, hoewel veel werknemers het vaak overbodig vinden en er liever hun tijd niet voor gebruiken. Vergaderen heeft dan misschien een ietwat vervelende reputatie gekregen door de vaak eindeloze discussies die nergens op uitdraaien, maar vergaderen biedt ook enkele waardevolle voordelen voor een bedrijf.
1. Vergaderen stimuleert de sociale interactie
Mensen zijn gemaakt om samen te werken, en dan nog het liefst met mensen die dezelfde meningen hebben en gelijkaardige overtuigingen. Vergaderen is een goede manier om te discussiëren over meningsverschillen en kan ook als uitlaatklep dienen van emoties.
2. Vergaderen houdt iedereen op de hoogte
Vaak hebben bedrijven een matrixorganisatie, waarbij deelnemers rapporteren aan meerdere mensen – wat automatisch tot meer overleg leidt. Vergaderen bindt als het ware de organisatorische draden samen: mensen dienen te weten wat er gebeurt in andere sectoren van de organisatie, en vergaderingen dienen hierbij als informatienetwerk.
4. Een status vertegenwoordigt status
Vergaderingen tonen aan dat je belangrijk bent als werknemer en dat je mening wordt geapprecieerd. Als men een vergadering bijwoont, dan wil dat zeggen dat men tot de leidinggevenden behoort en dus een hoge status hebt. Ook wordt je ‘zichtbaar’ bij mensen met meer anciënniteit.
Vergaderingen bieden de bedrijfswereld dus heel wat voordelen, zolang er doelgericht en efficiënt vergaderd wordt. De volgende tips kunnen vergaderingen heel wat productiever (en dus ook aangenamer)maken:
– Vooraf duidelijk het doel van de vergadering formuleren
– Vooraf duidelijk leesmateriaal doorsturen
– Een agenda opstellen en deze nauwkeurig volgen
– De belangrijkste punten naderhand opsturen naar de deelnemers
Vergaderen heeft enkele nadelen als er geen onduidelijkheid bestaat over het doel ervan, of als er geschillen zijn tussen deelnemers die onopgelost blijven en dus de productiviteit negatief beïnvloeden. Door efficiënt te vergaderen kan er op lange termijn tijd gewonnen worden, aangezien fouten gecorrigeerd worden en de koers van het bedrijf duidelijk wordt uitgestippeld.
